Richiesta ferie, permessi e trasferte con Globe
Globe è un sistema di gestione documentale e workflow, è un ottimo strumento per gestire diversi flussi aziendali, per esempio quelli che non rientrano nelle funzionalità dei sistemi ERP. Un esempio di applicazione è la gestione del flusso di richiesta/approvazione ferie.
Con la soluzione di gestione ferie sviluppata da EID e basata su Globe i dipendenti possono richiedere ferie, permessi, assenze per malattia, sia da applicazione desktop sia da smartphone (app nativa Android / Apple). I responsabili ricevono delle notifiche delle richieste e possono visualizzarle e approvarle da PC o da Smartphone.
Richiesta ferie
Tramite una semplice maschera di inserimento dati, il dipendente può effettuare la sua richiesta.
Notifica
Il sistema invia una mail di notifica al/ai responsabile/i (approvatori ferie) del dipendente.
Approvazione
Con un semplice comando il responsabile prende in carico la richiesta e decide se approvarla o meno.
Le richieste, catalogate per tipologia e stato, sono ben visibili tramite la timeline, rendendo così semplice capire anche le presenze in azienda in una determinata giornata, filtrando per tipologia, dipendente e stato, oppure semplicemente prenderne visione basandosi sulla colorazione delle richieste (diversa per tipologia).
Le ferie approvate vanno direttamente nell’agenda personale
L’accettazione da parte del responsabile invia automaticamente una mail al dipendente.
Questa mail presenta in allegato un file ICS, ovvero un file di calendario salvato in un formato di calendario universale utilizzato da diversi programmi di posta elettronica e di calendario, inclusi Microsoft Outlook, Google Calendar e Apple Calendar e può essere facilmente salvato nella propria agenda personale.
Punti di forza della richiesta ferie tramite Globe
- Possibilità di richiesta ferie/permesso/malattia e approvazione ferie/Permessi ovunque e in qualsiasi momento grazie all’app Globe.
- E’ possibile configurare per ogni dipendente uno o più responsabili per l’approvazione delle richieste: questo permette per esempio di informare il diretto responsabile dell’ufficio e l’ufficio personale, oppure diverse figure aziendali interessate.
- Per gli approvatori la notifica avviene sia tramite mail, sia come attività assegnata all’apertura di Globe.
- Le ferie approvate possono facilmente essere salvate nell’agenda personale (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar e altri)
- Nel caso di trasferte, è possibile tramite algoritmi personalizzabili, andare a indicare eventuali rimborsi automatici e inserire manualmente altri rimborsi.
- La visualizzazione a griglia delle richieste, mostra una sintesi mensile molto utile per il conteggio delle presenze
- Possibilità di ottenere statistiche e analisi sulle presenze e sui costi di trasferta
- Nel caso di richieste a cavallo di due mesi, il sistema divide automaticamente la richiesta in due rendendo all’amministrazione più facile la gestione delle ore da liquidare nel mese (il conteggio avviene in maniera automatica)
- Tramite la gestione a griglia delle richieste, è possibile effettuare filtri e aggregazioni per avere focus su dettagli di interesse quali verifiche su di un dipendente, ore consumate, costi aziendali trasferte, …
- Le richieste sono archiviate per anno, mese di competenza e per risorsa; questo rende di facile navigazione la gestione amministrativa delle richieste (l’alberatura di archiviazione è inoltre personalizzabile
