Cos’è Globe?
E’ un software di gestione documentale per la gestione intelligente di processi ed informazioni legati ai documenti, la dematerializzazione e l’archiviazione di tutti i documenti aziendali, un passo oltre la classica gestione dei software DMS.
La “Document Intelligence” si adatta all’organizzazione e si integra con le applicazioni di business già presenti all’interno dell’azienda. Semplifica i processi documentali, acquisendo ed indicizzando in maniera automatica qualsiasi documento gestito nel sistema informativo aziendale (ciclo attivo e passivo, commerciale, produttivo, qualità, ufficio tecnico ecc.) allineandosi con il vostro ERP, o qualsiasi altro file gestito al di fuori di esso ma per il quale ci sia necessità di archiviazione e condivisione.
Molte realtà aziendali muovono e devono archiviare centinaia di file, molto spesso versionando e dovendo conservare versioni precedenti per periodi illimitati. Questo comporta molti limiti: occupazione di notevole spazio sui server (con relativo costo), gruppi di cartelle con numerosi livelli di sottocartelle che rallentano il sistema operativo e creano confusione, libertà di naming dei file lasciata agli utenti e relativo rischio di mancata chiarezza, rischio di duplicazione o perdita dei file. In aggiunta a questi problemi, in questo modo i file rimangono disponibili solo all’interno della rete aziendale e rendono difficile la condivisione.
Tutti questi problemi letteralmente spariscono con un software documentale, in quanto una volta archiviati all’interno del DMS, il potente motore di ricerca permetterà all’utente di ritrovare in maniera istantanea i documenti necessari. Sono garantiti il rispetto delle regole di accesso configurate ed il mantenimento di uno standard prestabilito nella nomenclatura dei file e gestendo, qualora si voglia, il versionamento di questi ultimi. Inoltre rende i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi, aumentando la produttività aziendale e semplificando l’invio di qualsiasi documento tramite notifiche interne. Inoltre c’è la possibilità di utilizzare i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, rendendo inoltre possibile il monitoraggio della effettiva visualizzazione di un documento da parte del ricevente, che sia un partner aziendale o un dipendente.
Le chiavi di ricerca per ogni documento, estratte direttamente dal documento stesso o recuperate da fonti esterne, facilitano il reperimento dei documenti e l’elaborazione di statistiche.
Vuoi saperne di più? Contattaci e saremo lieti di valutare con i nostri tecnici le tue esigenze e formulare la proposta più adatta alla tua realtà.
Se vuoi approfondire in maniera più tecnica o esplorare altri casi di applicazione della gestione documentale, ti consigliamo il sito DEMATERIALIZZANDO.IT