I vantaggi del documentale in quarantena e con lo smart working

Il periodo appena trascorso ha forzatamente costretto molti lavoratori a continuare il proprio lavoro dalle abitazioni.
Questo modo di operare si sta protraendo nel tempo, ma ora che l’Italia lo ha fatto proprio, potrebbe diventare anche un nuovo modo di lavorare da utilizzare in tutti quei periodi dove potrebbe risultare difficile raggiungere gli uffici, senza dover rinunciare a svolgere le proprie attività.

In questa condizione sfavorevole, le aziende che hanno adottato l’uso di un documentale ne hanno potuto apprezzare il reale vantaggio.

Innanzi tutto viene eliminato il problema logistico principale: il dover reperire fisicamente i documenti dagli archivi.

Ovviamente, il dover “sfogliare faldoni” per recuperare i documenti necessari, implica la necessità di essere fisicamente nella sede dove il documento stesso si trova, di fatto rendendo inattuabile lo smart working.
Con un DMS, i documenti sono accessibili a tutto il personale autorizzato in piena ottica GDPR, tutto quello che deve essere allegato, o le note relative, possono essere gestite tramite il documentale centralizzando in un unico strumento la comunicazione interna.

Tramite il portale WEB non sono necessarie VPN o software di connettività, in assenza di queste due possibilità, invece di usare il client, l’utente non deve fare altro che collegarsi all’indirizzo web ed effettuare la sua login, i dati saranno disponibili, consultabili e lavorabili da web.

E il controllo dell’attività in un team?

Tramite i workflow e il sistema di notifiche interne, ogni utente saprà se è stato chiamato a compiere una attività, mentre i team manager potranno visualizzare lo stato di avanzamento dei lavori e sapere in ogni momento, anche tramite l’app mobile, a chi è in carico il documento in quel momento.

Con il portale fornitori è possibile distribuire ai propri partner aziendali in ogni momento i loro documenti, fornendo loro anche strumenti di analisi immediati o rendendoli parte dei processi attivi mediante i workflow.

Lo smart working viene anche agevolato rendendo possibile gestire da remoto anche tutte le procedure interne come la richiesta ferie,  la distribuzione dei cedolini.

In periodi come questo insomma un software documentale può davvero fare la differenza. Non esitare a contattarci per avere delucidazioni o per porci domande su Globe, saremo in grado di analizzare le tue necessità e sviluppare i moduli che meglio si adeguano alle tue richieste.