Cos’è Globe?
E’ un software di gestione documentale per la gestione intelligente di processi ed informazioni legati ai documenti, la dematerializzazione e l’archiviazione di tutti i documenti aziendali, un passo oltre la classica gestione dei software DMS.
La “Document Intelligence” si adatta all’organizzazione e si integra con le applicazioni di business già presenti all’interno dell’azienda, semplificando i processi documentali, acquisendo ed indicizzando in maniera automatica qualsiasi documento gestito nel sistema informativo aziendale (ciclo attivo e passivo, commerciale, produttivo, qualità, ufficio tecnico ecc.) allineandosi con il vostro ERP, o qualsiasi altro file gestito al di fuori di esso ma per il quale ci sia necessità di archiviazione e condivisione.
Molte realtà aziendali muovono e devono archiviare centinaia di file, molto spesso versionando e dovendo conservare versioni precedenti per periodi illimitati. Questo comporta molti limiti: occupazione di notevole spazio sui server (con relativo costo), gruppi di cartelle con numerosi livelli di sottocartelle che rallentano il sistema operativo e creano confusione, libertà di naming dei file lasciata agli utenti e relativo rischio di mancata chiarezza, rischio di duplicazione o perdita dei file. In aggiunta a questi problemi, va aggiunto che in questo modo i file rimangono disponibili solo all’interno della rete aziendale e rendono difficile la condivisione.
Tutti questi problemi letteralmente spariscono con un software documentale, in quanto una volta archiviati all’interno del DMS, il potente motore di ricerca permetterà all’utente di ritrovare in maniera istantanea i documenti necessari, garantendo il rispetto delle regole di accesso configurate e mantenendo uno standard prestabilito nella nomenclatura dei file e gestendo qualora si voglia il versionamento di questi ultimi, inoltre rende i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi, aumentando la produttività aziendale e semplificando l’invio di qualsiasi documento tramite notifiche interne oppure dando la possibilità di utilizzare i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, rendendo inoltre possibile il monitoraggio della effettiva visualizzazione di un documento da parte del ricevente, che sia un partner aziendale o un dipendente.
Vuoi saperne di più? Contattaci e saremo lieti di valutare con i nostri tecnici le tue esigenze e formulare la proposta più adatta alla tua realtà.
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