Globe DMS: la document intelligence per la tua azienda
Dal 2019 EID è diventata rivenditore di Arket per il software Globe.
Cos’è Globe?
E’ un software di gestione documentale per la gestione intelligente di processi ed informazioni legati ai documenti, la dematerializzazione e l’archiviazione di tutti i documenti aziendali, un passo oltre la classica gestione dei software DMS.
La “Document Intelligence” si adatta all’organizzazione e si integra con le applicazioni di business già presenti all’interno dell’azienda, semplificando i processi documentali, acquisendo ed indicizzando in maniera automatica qualsiasi documento gestito nel sistema informativo aziendale (ciclo attivo e passivo, commerciale, produttivo, qualità, ufficio tecnico ecc.) allineandosi con il vostro ERP, o qualsiasi altro file gestito al di fuori di esso ma per il quale ci sia necessità di archiviazione e condivisione.
Molte realtà aziendali muovono e devono archiviare centinaia di file, molto spesso versionando e dovendo conservare versioni precedenti per periodi illimitati. Questo comporta molti limiti: occupazione di notevole spazio sui server (con relativo costo), gruppi di cartelle con numerosi livelli di sottocartelle che rallentano il sistema operativo e creano confusione, libertà di naming dei file lasciata agli utenti e relativo rischio di mancata chiarezza, rischio di duplicazione o perdita dei file. In aggiunta a questi problemi, va aggiunto che in questo modo i file rimangono disponibili solo all’interno della rete aziendale e rendono difficile la condivisione.
Tutti questi problemi letteralmente spariscono con un software documentale, in quanto una volta archiviati all’interno del DMS, il potente motore di ricerca permetterà all’utente di ritrovare in maniera istantanea i documenti necessari, garantendo il rispetto delle regole di accesso configurate e mantenendo uno standard prestabilito nella nomenclatura dei file e gestendo qualora si voglia il versionamento di questi ultimi, inoltre rende i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi, aumentando la produttività aziendale e semplificando l’invio di qualsiasi documento tramite notifiche interne oppure dando la possibilità di utilizzare i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, rendendo inoltre possibile il monitoraggio della effettiva visualizzazione di un documento da parte del ricevente, che sia un partner aziendale o un dipendente.
Quali altri vantaggi fornisce Globe rispetto ad un semplice documentale?
- Lo strumento integrato di Workflow assicura una gestione ed un controllo efficaci sulle attività che coinvolgono i documenti: Globe consente di gestire ed organizzare i processi documentali, fornendo la possibilità di interagire anche con i business partner. Ogni utente sarà guidato nell’eseguire le attività a lui assegnate, rispettando l’ordine ed il momento richiesti dal processo.
- Globe fornisce un utilissimo strumento di dataview, che permette di rappresentare in forma grafica ed interattiva qualsiasi informazione presente all’interno del software o nel sistema informativo aziendale, mettendo così a disposizione di ogni utente gli indicatori necessari per tenere sotto controllo ed analizzare i processi aziendali.
- Le chiavi di ricerca per ogni documento, estratte direttamente dal documento stesso o recuperate da fonti esterne, facilita il reperimento dei documenti e l’elaborazione di statistiche.
- Ad ogni documento possono essere associate diverse informazioni aggiuntive: file allegati, eventi riguardanti il documento, commenti e note.
- Tutti i documenti, e le relative informazioni ad essi associate, potranno essere tra loro collegati per agevolarne la navigazione ed il reperimento dando la possibilità di creare Link tra documenti associati tra di loro (ad esempio link tra ordine, fattura, licenza ecc.) e Dossier (analoghi ai faldoni/fascicoli cartacei)
- Possibilità di personalizzare la navigazione dei documenti ed i menu in base al contesto e ai permessi degli utenti, anche in base alle specifiche GDPR.
- L’utente potrà avere accesso al documento da più punti, anche al di fuori della piattaforma, tramite portale o app.
- Possibilità di gestire fatturazione elettronica e archiviazione sostitutiva.
Vuoi saperne di più? Contattaci e saremo lieti di valutare con i nostri tecnici le tue esigenze e formulare la proposta più adatta alla tua realtà.
Se invece vuoi approfondire in maniera più tecnica, o semplicemente esplorare altri casi di applicazione della soluzuione documentale da noi proposta, dai un’occhiata al nostro portale verticale DEMATERIALIZZANDO.IT